Cuando las personas en una organización están comprometidas y trabajan de manera colaborativa la empresa obtiene mejores resultados.
Nuestros artículos sobre trabajo en equipo te ayudarán a establecer una base sólida para ser más efectivos, más colaborativos y simplemente más felices en el trabajo.
Después de saludar a todos, pide que cierren sus computadoras portátiles y guarden sus teléfonos, estudios indican que hasta el 73 % de las personas admiten hacer otro trabajo durante las reuniones, lo que limita severamente qué tan comprometidos pueden estar en la discusión.
Si estás en una reunión on-line puedes pedirles que coloquen en silencio sus celulares y que enciendan su cámara para que puedan concentrarse mejor, también sacar el Whatsapp del escritorio o de la ventana del explorador ayuda a no distraerse.
¿Por qué funciona? Apagar los dispositivos permite que nuestro cerebro se abra. Escuchamos atentamente y compartimos pensamientos más claros que si hubiéramos estado revisando Whatsapp mientras el que dirige la reunión está hablando. Para tomar notas de la reunión puedes designar a una persona en específico, que puede usar el notebook durante la reunión.
En reuniones orientadas a resolver problemas o tomar decisiones, siempre que el tiempo lo permita y requieras mejorar la confianza, resiste a la tentación de ofrecer soluciones. En su lugar, haz preguntas capciosas que provoquen una discusión más profunda. Aquí están algunos de mis favoritas:
¿Por qué? ¿Para qué?
¿Cómo mediremos el éxito?
¿Se puede ampliar al respecto?
Ese es un punto interesante, pero parece contrario a la intuición: ¿en qué contexto se aplicaría?
¿Por qué funciona? Demostrarás humildad e interés en lo que otros tienen que decir. Ambos son generadores de confianza instantáneos.
Las personas que piensan más de lo que hablan, a menudo son arrasadas en las reuniones por aquellos que tienden a pensar en voz alta. Tu trabajo es crear espacio para ellos.
Si es posible, comparte información relevante y puntos de discusión antes de la reunión, para que puedan comenzar a pensar en ello. Luego, durante la reunión, busca oportunidades para atraerlos a la conversación. Preguntas como "¿Qué te ha llamado la atención hasta ahora?" o "¿Qué más podríamos tener que considerar?" puede ser muy eficaz.
¿Por qué funciona?: Tener la oportunidad de contribuir nos ayuda a sentir que nos han escuchado. La gente confía más en los líderes que dan a todos esa oportunidad, que en los líderes que se la conceden sólo a unos pocos bendecidos.
1. Proporciona información y recursos con anticipación
Si durante el año has entregado retroalimentación a tu equipo, lo que surja durante la conversación sobre el desempeño no debería ser una sorpresa.
Aun así, cuando completes la evaluación de un colaborador, envíasela con anticipación. Eso le da el espacio para procesar tus comentarios, formular preguntas y abordar su revisión como una conversación, en lugar de una inspección.
2. Concéntrate en la producción, no en las horas
Los días en que una jefatura determinaba el rendimiento en función de la cantidad de tiempo que dedicaban a la oficina, han terminado. Esos tipos de métricas de productividad están anticuadas y simplemente no encajan con la forma en que la gente trabaja hoy.
Después de todo, si un empleado logra obtener buenos resultados trabajando menos horas (por el motivo que sea), eso es bueno para todos. Reconoce a las personas por lo que contribuyen, no por sus horas de trabajo. También muestra que eres empático con los desafíos adicionales, que las personas puedan haber experimentado en tiempos complejos.
3. Enfatiza los habilidades blandas
Algunas cosas son fáciles de evaluar. ¿La persona completó sus tareas y cumplió sus objetivos? Estupendo. Pero eso por sí solo, no es lo que hace que tenga un desempeño más alto.
Presta atención a las habilidades blandas y a las cualidades menos tangibles también. ¿Un miembro del equipo mantiene relaciones sólidas y positivas con sus compañeros? ¿Son los primeros en ofrecerse como voluntarios para ayudar con un desafío? Esas contribuciones también merecen elogios.
4. Define y comunica las metas
Es posible que todos estemos viviendo en un estado permanente de incertidumbre, pero eso no debería aplicarse a las expectativas de rendimiento. Es fundamental hacer que las metas y los requisitos sean lo más claros posible.
Colabora con los empleados para establecer objetivos para los próximos meses (utiliza el marco de objetivos SMART para mayor claridad), documéntalos y luego guárdalos en un lugar accesible, como Confluence .
9. Cuando trabajas en equipo, te sentirás menos estresado
Si tu equipo tiene buena energía, se animan e inspiran mutuamente y se divierten juntos, se sentirán menos estresados, dice Murphy. “Los estudios demuestran que el estrés nos vuelve tontos y nos lleva a cometer más errores”, dice Murphy.
Por supuesto, lo contrario también es cierto: cuando tu equipo se sienta menos agotado, cometerá menos errores. Vale la pena tenerlo en cuenta, especialmente si forma parte del 61% de los trabajadores que mencionan el trabajo como una fuente importante de estrés .
5. Aborda los temas difíciles
Para hacerse una idea, según un estudio de la OMS publicado en el 2020, la pandemia había provocado un aumento de trastornos de salud mental y, como consecuencia, los servicios esenciales habían quedado paralizados en el 93% de los países del mundo debido al aumento de la demanda de este tipo de atención.
Demostrar que eres empático con los miembros del equipo a nivel humano y hablar de estos temas con total normalidad, puede ayudar a establecer vínculos significativos que mejoren el bienestar de tu equipo.
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En los últimos años, probablemente hayas notado que la gente habla mucho más sobre la importancia del trabajo en equipo y la colaboración. Los diseños de oficinas abiertas se han convertido en la norma y las herramientas de productividad del equipo se han hecho más populares.
Algunos ven este énfasis en la colaboración abierta, como una moda pasajera o una forma de reducir los gastos generales. Pero una creciente investigación confirma que cuando las personas trabajan juntas, de manera inteligente, se puede liberar energía que impulsa la creatividad, la productividad, el compromiso, la comunicación y la eficiencia.
“Cada individuo tiene dones, talentos y habilidades únicos”, dice John J. Murphy , especialista en transformación empresarial y autor de Pulling Together: 10 Rules for High-Performance Teamwork. "Cuando los traemos a la mesa y los compartimos con un propósito común, podemos brindar a las empresas una ventaja competitiva real".
El trabajo en equipo es esencial para el éxito de una empresa, dice Murphy. Está bien, pero ¿En lo personal me sirve a mí?, numerosos estudios recientes muestran que los miembros del equipo también se benefician. El año pasado, la revista American Psychologist publicó "La ciencia del trabajo en equipo", un número completo dedicado a la psicología de la colaboración, repleto de pruebas de que trabajar en equipo puede hacerte más inteligente, más creativo y más exitoso.
Y eso es sólo el comienzo. Aquí están todos los beneficios que trae el trabajo en equipo.
1. Las grandes ideas no provienen de genios solitarios
Albert Einstein se lleva todo el crédito por haber descubierto la teoría de la relatividad, pero la verdad es que se basó en las conversaciones con amigos y colegas para perfeccionar su concepto. Y ese es casi siempre el caso.
“Detrás de cada genio hay un equipo”, dice Murphy. "Cuando las personas aprovechan las habilidades y los conocimientos de los demás, pueden crear soluciones prácticas y útiles".
2. Las diversas perspectivas ayudan a encontrar innovaciones ganadoras
Según Frans Johansson, autor de El efecto Medici, algunas de las ideas más innovadoras ocurren en “la intersección”, el lugar donde convergen ideas de diferentes industrias y culturas.
“La mayoría de la gente piensa que el éxito proviene de rodearse de otros que son como usted”, dice Johansson. “Pero el verdadero éxito y la innovación revolucionaria implican incomodidad. La incomodidad te empuja a crecer. Aquí es donde entran en juego las diferencias de experiencia, opinión y perspectiva. La diversidad es un camino bien documentado para desbloquear nuevas oportunidades, superar nuevos desafíos y obtener nuevos conocimientos ".
Un informe reciente de la consultora McKinsey & Company respalda esto. Encontró que los equipos compuestos por miembros de diversos orígenes (género, edad, etnia, etc.) son más creativos y funcionan mejor hasta en un 35%, en comparación con equipos más homogéneos. En lugar de mirar un problema desde su punto de vista individual, obtiene una imagen de 360 grados, lo que puede llevar a un aumento exponencial de ideas.
La investigación de la Universidad de Tufts sugiere que simplemente estar expuesto a la diversidad puede cambiar tu forma de pensar. Un estudio sobre un jurado simulado diverso encontró que interactuar con personas que son diferentes obliga a las personas a tener una mente más abierta y a esperar que llegar a un consenso requiera esfuerzo.
3. El trabajo en equipo puede hacerte más feliz
En un estudio a más de 1,000 personas en una variedad de industrias, se descubrió que cuando se fomenta la retroalimentación honesta, el respeto mutuo y la apertura personal, los miembros del equipo tenían un 80% más de probabilidades de informar un mayor bienestar emocional. Tener empleados felices es un objetivo valioso en sí mismo, pero la empresa también se beneficia. Una investigación de la Universidad de Warwick en Inglaterra sugiere que los empleados felices son hasta un 20% más productivos que los empleados infelices. ¿Y quién no podría beneficiarse de un impulso de felicidad?
4. Cuando trabajas en equipo, creces como individuo
Ser parte de un equipo puede ayudarte a crecer. “Al compartir información y esencialmente capacitarse entre sí, cada miembro individual del equipo puede prosperar”, dice Murphy. Puede descubrir nuevos conceptos de colegas con diferentes experiencias. También puede aprender de los errores de otra persona, lo que le ayudará a evitar errores futuros.
Incluso podrías aprender algo nuevo sobre ti mismo, dice Susan McDaniel, PhD, psicóloga del Centro Médico de la Universidad de Rochester y una de las editoras invitadas de “La ciencia del trabajo en equipo”.
“Todos tenemos puntos ciegos acerca de nuestros comportamientos y fortalezas de los que quizás no nos demos cuenta, y la retroalimentación de un miembro del equipo puede exponerlos”, dice ella. Reconocer estas fortalezas y abordar las debilidades puede convertirlo en un mejor miembro del equipo e incluso en una mejor persona. “Quizás trabajando en equipo descubras que podrías ser un mejor oyente. Esa es una habilidad en la que puedes desarrollar y luego llevar a casa y usar para mejorar las interacciones familiares”, señala McDaniel.
5. Compartir la carga de trabajo alivia el agotamiento
Un estudio reciente de Gallup de casi 7500 empleados a tiempo completo encontró que el 23% de los empleados se sienten agotados en el trabajo muy a menudo o siempre. Otro 44% dice que a veces se siente así. ¿Qué ayuda? Compartir la carga.
Los miembros del equipo pueden brindarse apoyo emocional entre sí porque a menudo comprenden las demandas y el estrés de completar el trabajo incluso mejor que los gerentes, dice Ben Wigert, investigador principal de la práctica de administración del lugar de trabajo de Gallup. El estudio también encontró que saber que su jefe le respalda también protege contra el agotamiento.
6. Dividir el trabajo te permite desarrollar tus habilidades
Los cambios en la tecnología y el aumento de la globalización significan que las organizaciones enfrentan problemas tan complejos que una sola persona simplemente no puede poseer todos los conocimientos necesarios para resolverlos, dice Wigert. Cuando los miembros del equipo usan sus habilidades únicas para brillar en sus propios roles, se crea un ambiente basado en el respeto mutuo y la cooperación que beneficia a todo el grupo, señala Murphy.
7. El reconocimiento de otros miembros del equipo puede mejorar tu productividad
Recibir una palmada en la espalda del jefe puede impulsar la motivación de un empleado, pero recibir elogios de un miembro del equipo puede ser incluso más efectivo. El Informe de Cultura Organizacional y Compromiso de los Empleados de TINYpulse 2014 encuestó a más de 200.000 empleados. Los participantes informaron que tener el respeto de sus compañeros era la razón número 1 por la que hacen un esfuerzo adicional en el trabajo.
8. Trabajar en equipo te ayuda a tomar riesgos que valen la pena.
Cuando trabajas solo, es posible que dudes en arriesgarte. ¿Qué pasa si una idea que sugieres fracasa? Cuando trabajas en equipo, sabes que tienes el apoyo de todo el grupo al que recurrir en caso de fracaso. Esa seguridad generalmente permite que los equipos asuman el tipo de riesgos de nuevas ideas.
Pero aquí hay un lugar donde el tamaño sí importa. Las ideas más disruptivas a menudo provienen de equipos pequeños, sugiere una investigación reciente en la revista Nature, posiblemente porque los equipos más grandes discuten más, lo que puede obstaculizar el desarrollo de esas grandes ideas.
Los investigadores de Wharton Business School también descubrieron que lo pequeño es el secreto del éxito: descubrieron que los equipos de dos personas tardaban 36 minutos en construir una figura de Lego, mientras que los equipos de cuatro personas tardaban 52 minutos en terminar, es decir un 44% más.
No existe un tamaño ideal de equipo pequeño definitivo, pero considere seguir la regla de las 2 pizzas del CEO de Amazon, Jeff Bezos: no importa cuán grande sea tu empresa, los equipos no deberían ser más grandes de lo que dos pizzas pueden alimentar.
9. Cuando trabajas en equipo, te sentirás menos estresado
Si tu equipo tiene buena energía, se animan e inspiran mutuamente y se divierten juntos, se sentirán menos estresados, dice Murphy. “Los estudios demuestran que el estrés nos vuelve tontos y nos lleva a cometer más errores”, dice Murphy.
Por supuesto, lo contrario también es cierto: cuando tu equipo se sienta menos agotado, cometerá menos errores. Vale la pena tenerlo en cuenta, especialmente si forma parte del 61% de los trabajadores que mencionan el trabajo como una fuente importante de estrés .
10. La buena comunicación impulsa tu creatividad
Las soluciones obsoletas a menudo surgen de trabajar en el vacío. Cuando personas con diferentes perspectivas se juntan en un brainstorming, las ideas innovadoras pueden salir a la superficie, con una salvedad. Las soluciones más creativas solo pueden surgir cuando existe un nivel de confianza que permite a los miembros del equipo hacer preguntas 'tontas', proponer ideas y recibir críticas constructivas.
Atlassian se ha tomado realmente en serio el trabajo en equipo con sus soluciones completamente integrables y en la nube como Jira Software, Jira Work Management entre muchas más que llevan en su ADN el trabajo colaborativo, entre personas incluso de distintas áreas de la empresa
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No naciste para sentarte en reuniones. Pero aquí le mostramos cómo aprovecharlo al máximo.
No naciste para sentarte en reuniones. Pero aquí te mostramos cómo aprovecharlo al máximo.
Si te dijera que sólo el 50% del tiempo de reunión se usa de manera efectiva, ¿me creerías? (No respondas, puedo escucharte asentir desde aquí.) Hay evidencia de que las reuniones remotas obtienen puntajes aún más bajos.
La mayoría de nosotros no tenemos capacitación formal en habilidades de gestión de reuniones, pero cualquiera puede aprender a hacerlo bien, ya sea que tu equipo esté en la oficina, sea totalmente virtual o híbrido.
Es importante distinguir entre eficaz y eficiente.
Una reunión eficiente comienza con prontitud, sigue el rumbo debido a una buena gestión del tiempo, incluye a la menor cantidad de personas posible y logra el objetivo establecido.
Trabajo hecho, ¿verdad? Incorrecto.
La eficiencia es una cualidad superficial. No dice nada sobre si se incluyó a las personas adecuadas por las razones correctas o si la reunión generó algún valor para el negocio.
Una reunión eficaz reúne a un grupo de personas cuidadosamente seleccionado para un propósito específico, proporciona un foro para la discusión abierta y entrega un resultado tangible: una decisión, un plan, una lista de grandes ideas a seguir, una comprensión compartida del trabajo por delante. No sólo eso, sino que el resultado se comparte con otras personas cuyo trabajo puede verse afectado.
Las reuniones exitosas tienen un propósito claro
Seamos realistas: la mayoría de nosotros tenemos demasiadas reuniones en nuestros calendarios. Es fácil caer en la trampa de ver las reuniones como la única forma de colaborar, pero esa tendencia instintiva es lo que nos mete en problemas y les da mala fama a las reuniones.
Determina si realmente necesitas una reunión
Las reuniones nunca deben realizarse con el único propósito de compartir información; para eso están el correo electrónico, el chat y las intranets de la empresa (por ejemplo, Confluence ). Las reuniones generales de área y de la empresa son una excepción notable. Brindan una oportunidad única para que las personas en todos los niveles de la empresa, escuchen directamente de los ejecutivos y otros tomadores de decisiones y, tengan tiempo para preguntas y respuestas.
Como mínimo, una buena reunión se centrará en una discusión productiva que será más efectiva en tiempo real que de forma asincrónica a través de correos electrónicos o hilos de comentarios. Los ejemplos incluyen retrospectivas de equipos o proyectos, lluvia de ideas y reuniones individuales entre jefes y sus colaboradores directos.
En el mejor de los casos, el propósito de una reunión es tomar una decisión o crear algo de manera colaborativa, por ejemplo: planificación de proyectos, mapeo de los viajes de los clientes, establecimiento de objetivos, resolución de un problema, elección de X frente a Y ... todas estas son situaciones en las que hacer una reunión es probablemente la forma más eficaz de hacerlo.
Elija participantes de la reunión que puedan hacer una contribución única
Las reuniones son caras, así que piensa a quién invitas. Sin duda, deseas invitar al número mínimo de personas necesarias para lograr su objetivo. Pero también deseas que el grupo traiga diversas perspectivas y conocimientos, especialmente si el propósito de la reunión es la toma de decisiones o la lluvia de ideas. Lamentablemente, no existe una fórmula mágica para equilibrar el costo con el potencial de creatividad, por lo que deberá usar su mejor criterio.
BONUS TRACK
Prueba esta calculadora de costos de reuniones de Harvard Business Review la próxima vez que tenga que organizar una reunión. ¡Te hará pensar dos veces en tu lista de asistentes!
Elabora y comparte una agenda
Pocas cosas son más molestas que la persona que envía una invitación a una reunión sin ninguna indicación de lo que sucederá en la reunión y, por lo tanto, los invitados no tienen idea de por qué están siendo invitados. No seas esa persona. Incluye la agenda en la invitación para que las personas puedan determinar si realmente necesitan estar allí y, en caso contrario, rechazar la reunión o sugerir a otra persona.
La agenda de la reunión puede tener solo un elemento. ¡Está bien! El punto es tener una agenda que hable del resultado que desea, por ejemplo, "Piensa en diez o más formas en las que podríamos reducir la pérdida de clientes en un 10% para fin de año". Si no puedes describir lo que harás en términos prácticos y orientados a los resultados, es una señal de que hacer la reunión sería una pérdida de tiempo.
Fomenta la participación y dificulta la desconexión
Si se reúnen en persona, los notebook deben estar cerrados y los teléfonos deben estar fuera de la mesa (salvo la persona que hace la minuta). “Oh, pero puedo concentrarme en el tema en cuestión y revisar mi correo electrónico al mismo tiempo”, dirán algunos. Por favor, permíteme decir que eso son tonterías. Además, por cada persona con notebook abierto, hay una persona sentada a su lado distraída por escribir o mirar a escondidas para ver si en realidad solo está navegando por las redes sociales.
Si se reúnen virtualmente, pida a las personas que habiliten la cámara para que sea más probable que se mantengan involucrados activamente. Por supuesto, siempre se aplican excepciones, así que se comprensivo y humano si algunos participantes tienen que optar ocasionalmente por no participar en el video.
BONUS TRACK
En lugar de que alguien escriba la minuta de la reunión, pídale al facilitador que tome notas en una página compartida de Confluence y luego compártalas.
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Ahora más que nunca, el trabajo en equipo es lo que necesitamos para tener éxito, y estudios científicos lo demuestran.
No naciste para sentarte en reuniones. Pero aquí le mostramos cómo aprovecharlo al máximo.