Descubre cómo mejorar la gestión de tus proyectos y así poder adaptarlos a un entorno en constante cambio.
¡El futuro de TI está aquí y hay mucho que digerir! Te compartimos tres principios útiles que te permitirán a ti y a tu equipo pasar del centro de costos al generador de ingresos, y te ayudaremos a convertirte en un líder tecnológico en el proceso.
La versión 4 de ITIL apareció en el mercado a principios del 2019, para proporcionar una base flexible que apoye a las organizaciones en la transformación digital, a la vez que facilita la convivencia con las metodologías ágiles.
ITIL 4 ofrece una guía más práctica que integra los conceptos Lean, Agile y DevOps. Piensa en las mejores prácticas como mejora continua, flujos de valor y tableros visuales. Pasando de procesos paso a paso a prácticas más holísticas, ITIL 4 adopta un enfoque integrado para gestionar el trabajo.
Cuando los equipos de desarrollo y operaciones se unen, reducen el tiempo de entrega, implementan con mayor frecuencia y producen software de mayor calidad.
Según la Encuesta de tendencias de DevOps de 2020, el 99% de los encuestados dijeron que DevOps ha tenido un impacto positivo en su organización. Los equipos que practican DevOps entregan un mejor trabajo, más rápido, agilizan las respuestas a incidentes y mejoran la colaboración y la comunicación entre equipos.
Colaboración y confianza
Construir una cultura de responsabilidad compartida, transparencia y retroalimentación más rápida es la base de todo equipo DevOps de alto rendimiento. De hecho, la colaboración y la resolución de problemas se clasificaron como los elementos más importantes de una cultura de DevOps exitosa, según nuestra encuesta de Tendencias de DevOps de 2020.
Los equipos que trabajan en silos a menudo no se adhieren al pensamiento sistémico que propicia DevOps. El pensamiento sistémico es ser consciente de cómo tus acciones no sólo afectan a tu equipo, sino a todos los demás equipos involucrados en el proceso de lanzamiento. La falta de visibilidad y objetivos compartidos significa falta de planificación de dependencia, prioridades desalineadas, señalar con el dedo y una mentalidad de "no es nuestro problema", lo que resulta en una velocidad más lenta y una calidad deficiente. DevOps es ese cambio de mentalidad de mirar el proceso de desarrollo de manera integral y romper la barrera entre el desarrollo y las operaciones.
Libera más rápido y trabaja de manera más inteligente
La velocidad lo es todo. Los equipos que practican DevOps lanzan entregas con mayor frecuencia, mayor calidad y estabilidad. De hecho, el informe DORA " Estado de DevOps 2019 " encontró que los equipos de élite implementan 208 veces más frecuentemente y 106 veces más rápido que los equipos de bajo rendimiento.
La falta de ciclos de prueba y revisión automatizados ralentiza el lanzamiento a producción, mientras que el tiempo de respuesta a incidentes deficiente acaba con la velocidad y la confianza del equipo. Las herramientas y los procesos dispares aumentan los costos operativos, conducen a un cambio de contexto y pueden ralentizar el impulso. Sin embargo, con herramientas que impulsan la automatización y los nuevos procesos, los equipos pueden aumentar la productividad y realizar lanzamientos con mayor frecuencia y con menos contratiempos.
Acelera el tiempo de resolución
El equipo con el circuito de retroalimentación más rápido es el equipo que prospera. La transparencia total y la comunicación fluida permiten que los equipos de DevOps minimicen el tiempo de inactividad y resuelvan los problemas más rápido.
Si los problemas críticos no se resuelven rápidamente, la satisfacción del cliente se desvanece. Los problemas clave se pasan por alto en ausencia de una comunicación abierta, lo que genera una mayor tensión y frustración entre los equipos. La comunicación abierta ayuda a los equipos de desarrollo y operaciones a resolver problemas, solucionar incidentes y desbloquear la tubería de lanzamiento más rápido.
Gestiona mejor el trabajo no planificado
El trabajo no planificado es una realidad a la que se enfrenta todo equipo, una realidad que afecta con mayor frecuencia a la productividad del equipo. Con procesos establecidos y una priorización clara, los equipos de desarrollo y operaciones pueden administrar mejor el trabajo no planificado mientras continúan enfocándose en el trabajo planificado.
La transición y la priorización del trabajo no planificado en diferentes equipos y sistemas es ineficiente y distrae del trabajo en curso. Sin embargo, a través de una mayor visibilidad y una retrospección proactiva, los equipos pueden anticipar y compartir mejor el trabajo no planificado.
Los equipos que adoptan por completo las prácticas de DevOps trabajan de manera más inteligente y rápida, y brindan una mejor calidad a sus clientes. El mayor uso de la automatización y la colaboración entre funciones reduce la complejidad y los errores, lo que a su vez mejora el tiempo medio de recuperación cuando se producen incidentes e interrupciones.
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Es más fácil tener éxito cuando tienes objetivos claramente definidos que se basan en la realidad.
Es más fácil tener éxito cuando tienes objetivos claramente definidos que se basan en la realidad.
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Los equipos a menudo no alcanzan sus objetivos debido a la falta de consenso sobre la definición de éxito.
- Las metas SMART utilizan un conjunto específico de criterios para ayudar a garantizar que los objetivos estén claramente definidos y sean alcanzables dentro de un cierto período de tiempo.
- Trabajar en cada paso de la creación de una meta "INTELIGENTE" puede revelar casos en los que las prioridades y los recursos no están alineados.
El concepto de “objetivos SMART” hace referencia a un acrónimo en inglés que es muy utilizado por diversas industrias debido a su gran eficiencia y objetividad, además resulta ser un recurso muy práctico y que ciertamente, puede ser una salvación para los directores de cualquier área.
Definir estos parámetros en lo que respecta a tus objetivos ayuda a garantizar que tus metas sean alcanzables dentro de un cierto período de tiempo. Este enfoque elimina las generalidades y las conjeturas, establece un cronograma claro y facilita el seguimiento del progreso y la identificación de hitos perdidos.
Un ejemplo de una declaración de objetivo SMART podría verse así: Nuestro objetivo es [objetivo cuantificable] antes del [plazo o fecha límite]. [Jugadores o equipos clave] lograrán este objetivo mediante [los pasos que tomará para lograr el objetivo]. El logro de esta meta será [resultado o beneficio].
Veamos con un ejemplo cómo aplicar el método SMART
Jane es gerente de producto en una empresa de tecnología de tamaño medio; llamémosla Techfirm, Inc. A Jane se le ha asignado la tarea de aumentar el uso de la aplicación móvil de Techfirm.
S: específico
Para que un objetivo sea eficaz, debe ser específico. Un objetivo específico responde preguntas como:
¿Qué se necesita lograr?
¿Quién es el responsable?
¿Qué pasos se deben tomar para lograrlo?
Pensar en estas preguntas ayuda a llegar al corazón de lo que está buscando. A continuación, se muestra el ejemplo de Jane:
ESPECÍFICO
Aumentar la cantidad de usuarios mensuales de la aplicación móvil de Techfirm optimizando nuestra lista de aplicaciones en la tienda y creando campañas de redes sociales específicas.
M: medible
La especificidad es un comienzo sólido, pero cuantificar tus objetivos (es decir, asegurarse de que sean medibles) facilita el seguimiento del progreso y saber cuándo se ha llegado a la meta.
Jane y su equipo de productos quieren aumentar el número de usuarios de sus aplicaciones móviles, pero ¿cuánto? Si obtienen incluso una nueva suscripción, eso es un crecimiento técnicamente positivo, entonces, ¿eso significa que terminaron? Lo mismo ocurre con su estrategia; ¿En cuántas plataformas se anunciarán?
Para que este objetivo SMART sea más impactante, Jane debe incorporar puntos de referencia medibles y rastreables.
MEDIBLE
Aumentar la cantidad de usuarios mensuales de la aplicación móvil de Techfirm en 1,000 optimizando nuestra lista de aplicaciones en la tienda y creando campañas de redes sociales específicas para cuatro plataformas de redes sociales: Facebook, Twitter, Instagram y LinkedIn.
A: alcanzable
Este es el punto del proceso donde debes aterrizar a la realidad. Los objetivos deben ser realistas, no pedestales de los que inevitablemente caigas. Pregúntate: ¿es tu objetivo algo que tu equipo pueda lograr razonablemente?
Jane podría mirar su objetivo y darse cuenta de que, dado su pequeño equipo y su gran carga de trabajo, la creación de campañas publicitarias para cuatro plataformas sociales podría estar abarcando más de lo que puede gestionar. Por lo cual, decide volver a las tres redes sociales donde es más probable que encuentre nuevos clientes.
REALIZABLE
Aumentar la cantidad de usuarios mensuales de la aplicación móvil de Techfirm en 1,000 optimizando nuestra lista de aplicaciones en la tienda y creando campañas de redes sociales específicas para tres plataformas de redes sociales: Facebook, Twitter e Instagram.
Salvaguardar la viabilidad del objetivo es mucho más fácil cuando eres tú quien lo establece. Sin embargo, ese no es siempre el caso. Cuando los objetivos se transmiten desde otro lugar, asegúrate de comunicar cualquier restricción con la que pueda estar trabajando. Incluso si no puedes cambiar el objetivo final, al menos puede dar a conocer tu posición (y cualquier obstáculo potencial) desde el principio.
R: Relevante
Aquí es donde se debe pensar en el panorama general. ¿Por qué se fija la meta que se está fijando?
Jane sabe que la aplicación es un gran impulsor de la lealtad del cliente y que un aumento en el uso de la aplicación podría significar grandes cosas para los objetivos de ingresos de la empresa. Ahora revisa su declaración para reflejar ese contexto.
RELEVANTE
Aumentar el número de usuarios mensuales de la aplicación móvil de Techfirm en 1,000 optimizando nuestra lista de aplicaciones en la tienda y creando campañas de redes sociales específicas para tres plataformas de redes sociales: Facebook, Twitter e Instagram. Debido a que los usuarios móviles tienden a usar nuestro producto por más tiempo, aumentar el uso de nuestra aplicación finalmente aumentará la rentabilidad.
T: De duración determinada
Para medir adecuadamente el éxito, el equipo debe estar en sintonía sobre cuándo se alcanzará la meta. ¿Cuál es el horizonte temporal? ¿Cuándo comenzará el equipo a crear e implementar las tareas que han identificado? ¿Cuándo terminarán?
Los objetivos INTELIGENTES deben tener incorporados parámetros relacionados con el tiempo, para que todos sepan cómo mantenerse en el camino correcto dentro de un período de tiempo designado.
Cuando Jane incorpora esas fechas, su meta INTELIGENTE está completa.
TIEMPO
Aumentar la cantidad de usuarios mensuales de la aplicación móvil de Techfirm en 1,000 dentro del primer trimestre de 2022. Esto se logrará optimizando nuestra lista de tiendas de aplicaciones y creando campañas de redes sociales específicas, que comenzarán a ejecutarse en febrero de 2022, en tres plataformas de redes sociales: Facebook, Twitter e Instagram. Dado que los dispositivos móviles son nuestro principal punto de conversión para los registros de clientes pagos, el aumento del uso de nuestra aplicación finalmente aumentará las ventas.
Saber cómo establecer metas utilizando el marco SMART puede ayudarte a tener éxito en establecer y alcanzar metas, sin importar cuán grandes o pequeñas sean.
¿Quieres hacerlo aún más fácil? Descarga una plantilla de objetivos SMART de nuestros amigos de HubSpot.
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¿Qué significa tener un proceso de planificación estratégica “ágil”?
La planificación estratégica es fundamental para la capacidad de respuesta de la empresa ante el cambio. En otras palabras, la planificación de alto nivel debe evolucionar antes de que se pueda lograr la agilidad empresarial.
El componente más importante del éxito ágil es la planificación estratégica. Y toda la planificación estratégica no se crea de la misma manera. Aquí, analizaremos las trampas del proceso de planificación estratégica tradicional y cómo la versión ágil crea oportunidades para que las organizaciones modernas se ejecuten de la manera más eficiente posible y cumplan con los objetivos corporativos con confianza.
1. Hacer coincidir la capacidad con la demanda es costoso e inexacto
A medida que una empresa avanza en su proceso de planificación presupuestaria, los ejecutivos elaboran su "lista de deseos" o los proyectos que pretenden abordar durante el (los) año (s) siguiente (s). Pero como probablemente hayas experimentado en algún momento, se definen más proyectos de los que se pueden completar de manera realista.
Cada año, estos proyectos recién financiados deben ser respaldados, sin embargo, los recursos de las organizaciones a menudo están increíblemente restringidos, lo que significa que hacer coincidir la capacidad con la demanda puede ser un desafío.
Estas limitaciones y complejidades dificultan la elaboración de una proyección razonable de la oferta y la demanda de recursos frente a los entregables, lo que genera una falta de confianza en la capacidad del equipo para llevar a cabo el plan, sin importar lo bueno que sea.
2. La asignación presupuestaria excesiva conduce a un gasto irresponsable
El alcance poco realista mencionado anteriormente a menudo conduce a presupuestos no utilizados de proyectos financiados que quedan sin completar. Este presupuesto “adicional” inevitablemente conduce a una confusión de fin de año, ya que los fondos no gastados pueden afectar las asignaciones presupuestarias del próximo año. Todos hemos visto esto. Y todos hemos visto la solución más común: "¡Gaste el dinero!" Para demostrar a los ejecutivos que el financiamiento es necesario para el próximo año, el presupuesto restante se gasta en elementos innecesarios, en lugar de devolverlo a la empresa.
3. La falta de flexibilidad hace que sea imposible tomar decisiones de inversión rápidas.
La planificación estratégica tradicional no sólo carece de una revisión fluida y continua de la relevancia de un proyecto para una iniciativa en particular, sino que también obstaculiza la capacidad para cambiar. Si, por ejemplo, ciertos proyectos ya no tienen sentido a medida que el año se acerca a su fin, suele suceder una de dos cosas: haces un cambio o mantienes el status quo.
Si el equipo, de hecho, decide girar y hacer un cambio en el proyecto, es posible que se enfrente a una gran cantidad de gastos generales, molestias, transferencia de recursos y el riesgo de perder el presupuesto el año siguiente.
Si toma el enfoque alternativo y simplemente lleva a cabo el proyecto sólo para evitar las molestias y otros riesgos involucrados en hacer un cambio en una etapa tardía, es posible que el proyecto que se está ejecutando simplemente no tenga sentido en función de la iniciativa en cuestión.
Ninguno de los escenarios beneficia a la organización ni a sus grupos de interés.
La agilidad empresarial salva el día
La planificación ágil significa que la estrategia la define la empresa, y las decisiones sobre cuánto invertir están motivadas por la medición del valor a medida que los proyectos se completan y los productos se lanzan constantemente. Los equipos completan el trabajo que tiene sentido estratégicamente para la empresa de forma continua, y los recursos se asignan de acuerdo con lo que está dando resultados como se esperaba y lo que no.
Dadas las complejidades de la asignación de recursos dentro del marco tradicional de la planificación estratégica, la planificación estratégica ágil cambia el enfoque para financiar el flujo de valor y ejecutar proyectos desde allí. Dicho de otra manera, la planificación estratégica ágil elimina los gastos generales de tener que refactorizar constantemente la gestión de capacidad / recursos, simplificando el proceso y potenciando el nivel en la toma de decisiones.
También lleva la mentalidad de gestión de carteras ajustadas a proyectos en los que se requiere y se permite construir, medir, aprender y pivotar estratégicamente si es necesario. Esto suele ocurrir en dos niveles de ritmo:
• Cadencia de planificación: 3 meses / trimestral: la duración de cada planificación suele ser de tres meses, lo que es suficiente para crear un plan a largo plazo frente a iniciativas que tardan entre seis a 12 meses en desarrollarse.
• Planificación ágil escalada: 12-18 meses: la planificación ágil escalada es un proceso de planificación anual continuo, que comprende de cuatro a seis incrementos del programa (cada incremento del programa suele tener una duración de tres meses, alineándose con los trimestres fiscales), y cada incremento del programa se planifica de uno a la vez. Esto le da visibilidad a la dirección estratégica de lo que debe lograrse dentro de los 12 a 18 meses. Los incrementos del programa a corto plazo están bien definidos, y los de mediano y largo plazo no lo están.
Teniendo en cuenta la adaptabilidad, el proceso de planificación estratégica ágil promueve la flexibilidad y revisa los planes a largo plazo cada tres meses para validar las prioridades y confirmar que el trabajo que se completará en los próximos incrementos del programa, sigue teniendo la máxima prioridad para la organización y está alineado con la estrategia.
Hay oportunidades regulares para hacer ajustes al plan, en base a los cambios en el mercado y las lecciones aprendidas. En pocas palabras, la planificación estratégica ágil se reduce a flujos de valor financiados combinados con un plan anual continuo a largo plazo.
Por qué la planificación estratégica ágil es mejor para todo su equipo
La planificación estratégica ágil empodera y alienta a los gerentes de área a decidir por sí mismos en qué proyectos trabajar, siempre que exista una comunicación regular con los ejecutivos para asegurarse de que la organización esté bien encaminada y alineada.
Imagínate un registro mensual en el que la conversación no se detiene en el "¿Dónde estamos en este proyecto?", sino que avanza hacia preguntas más significativas, como "¿Cuánto valor hemos capturado hasta ahora?". Si ha capturado el 80% del valor y solo ha gastado el 50% del presupuesto, vale la pena considerar si debe detenerse allí e ir por algo con una relación valor-esfuerzo más alta.
La planificación estratégica ejecutada con una mentalidad ágil puede producir un cambio transformacional en una organización comprometida con el escalamiento ágil. Entonces, y sólo entonces, verá una eficacia operativa mejorada a través de la alineación continua de los equipos comerciales y tecnológicos.
¿Listo para llevar la planificación estratégica al siguiente nivel? La plataforma de planificación empresarial ágil de Atlassian, Jira Align, puede ayudar.
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